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Vous êtes bibliothécaire, libraire, responsable ou membre d’une association...
Vous souhaitez organiser un événement littéraire (conférence, lecture, rencontre avec un auteur, etc.).

La réalisation de tout projet demande avant tout de l’organisation.
Voici quelques clés pour mener à bien la mise en place d’une manifestation culturelle
dans le secteur du livre et de la lecture.

 

Étape 1 : concevoir son projet

La première étape consiste à concevoir clairement son projet artistique.

Il est nécessaire de rédiger un dossier afin de clarifier au mieux le cadre général et le cahier des charges (voir plus bas : objectifs, forme, publics, lieu, date, budget, partenaires). Ce dossier est indispensable, il vous permettra d’argumenter et de valoriser les atouts auprès d’un établissement partenaire susceptible d’accueillir l’événement. De plus, ce dossier de présentation vous sera demandé lors de vos démarches pour des soutiens institutionnels (subventions) ou auprès de partenaires privés (mécénat, sponsoring).

En pratique :

1. Définir le ou les objectifs de l’événement 

Pour exemple : faire connaître/découvrir un auteur ou une œuvre. Vous pouvez inscrire votre objectif dans des actions plus vastes tels que la formation à l’écriture, à la lecture à voix haute ou encore la lutte contre l’illettrisme.

2. Définir la forme de l’événement

Rencontre, lecture, spectacle, etc.

3. Vérifier la pertinence et la faisabilité de l’événement 

Par exemple : disponibilité de l’auteur, du livre, de la compagnie, etc. sur la période de votre manifestation (ainsi que les données financières et logistiques).

4. Déterminer précisément à qui on souhaite s’adresser

 

À quel public (enfants – tranches d’âges, étudiants, familles, grand public, spécialistes, professionnels, etc.) la manifestation est destinée car cela déterminera la forme de l’événement. Par exemple, pour un public enfant, favoriser une forme courte et ludique.

5. Déterminer le lieu le plus adapté 

 

Le choix du lieu où se déroulera la manifestation est une opération complexe car il faut que le lieu soit à la fois :

  •  adapté au type de manifestation que l’on organise (en fonction de son équipement, de son image). Par exemple, une bibliothèque n’est pas forcément adaptée pour recevoir un spectacle (en fonction de l’espace et du matériel à disposition), mais l’est pour une rencontre avec un écrivain;
  •  adapté au public visé en terme d’infrastructure ou de service (certains publics, comme les personnes en situation de handicap, doivent être accueillis dans des lieux spécifiques), mais aussi en terme de fréquentation ou de remplissage, avec le respect des règles de sécurité. Le lieu doit favoriser la venue d’un public nombreux et pouvoir l’accueillir dans de bonnes conditions. Par exemple, faire un événement dans la rue ou sur une place augmente les chances de toucher tous les publics, mais augmente également les risques liés à la sécurité.

6. Fixer la ou les dates de l’événement 

 

Il convient de s’assurer qu’aucune autre manifestation d’envergure (et éventuellement sur le même champ d’action) n’est programmée à la date ou à la période de votre manifestation, afin d’éviter la dilution du public, et des relais médias.

Il faut également vérifier si le lieu et les intervenants sont disponibles. Pour organiser l’événement et prévoir un plan de communication, il faut fixer la date suffisamment en amont afin de ne pas être pris au dépourvu et de pouvoir relayer l’information à temps auprès des médias.

 

Etape 2 : les budgets

Pour tout projet il est nécessaire de réaliser un budget prévisionnel et un budget « réalisé » (ou réellement engagé).

Pourquoi le budget prévisionnel est-il nécessaire ?

1. Pour mieux anticiper les coûts.

Le budget prévisionnel est une anticipation des dépenses (achat ou location de matériel, rémunération des artistes) et des recettes (billetterie, ventes diverses, aides publiques et/ou privées) engendrées par l’événement.

2. Pour vérifier que le projet est réaliste.

La prévision des dépenses permet d’anticiper les coûts de l’événement et de voir si le projet est réaliste. Le budget doit être « équilibré », autrement dit le montant des dépenses et des recettes doit être le même. Ainsi, on s’assure de ne pas perdre d’argent.

3. Pour rechercher des partenaires financiers.

Pour une recherche de financements auprès de partenaires extérieurs, un budget doit être impérativement établi en dépenses et en recettes. Il faut ensuite démarcher les partenaires potentiels un à un pour les sensibiliser au projet et les convaincre de le soutenir financièrement.

À quoi sert le budget « réalisé » (ou réellement engagé) ?

Une fois le projet mené à bien on établi un budget « réalisé ». Il s’agit d’inscrire les dépenses (sur la base des factures) et les recettes véritables engendrées par la manifestation. On peut ainsi le comparer avec le budget prévisionnel et vérifier qu’ils concordent (dans le meilleur des cas). Ce dernier budget permettra d’affiner les prévisions du prochain événement à organiser.

 

Etape 3 : la préparation et la mise en œuvre

Pour réussir à organiser une manifestation culturelle, il est nécessaire de faire preuve
de méthode et d’organisation dans la phase préparatoire comme dans la mise en œuvre
.

 En pratique :

1. Définir un calendrier (ou rétro-planning)... 

... jusqu’à la date de l’événement en essayant de lister tout ce qu’il faut faire ou prévoir point par point. À chaque date butoir on vérifie où l’on en est et s’il faut réajuster, dans la mesure du possible.

2. Répartir les tâches clairement. 

 
Si vous travaillez avec plusieurs partenaires/personnes, il convient de bien définir le rôle de chacun sinon d’établir clairement la liste de ce que chacun a à faire, d’autant plus si une partie de l’équipe est bénévole. Il faudrait ensuite prévoir des rendez-vous réguliers pour faire le point sur l’avancement de chacun ou les difficultés rencontrées. Par exemple, une personne pourra être chargée des relations avec le ou les artistes (vérification des disponibilités, organisation de leur transport), une autre pourra se charger de la logistique (louer les chaises, les micros, les tables), une troisième de la communication autour de l’événement (relation avec la presse).

3. Vérifier régulièrement l’avancement... 

 

... de chacun des partenaires/personnes travaillant sur le projet en organisant des réunions et en mutualisant les informations.

4. Rester attentif au respect du budget... 

 

... et faire régulièrement le point sur les dépenses engagées. Il faut définir une personne ayant le pouvoir d’engagement (signature des dépenses).

5. Prévoir et mettre en œuvre un plan de communication... 

 

... suffisamment en amont de l’événement. Cela nécessite de créer une identité spécifique (si possible auprès d’une agence de communication ou de graphistes indépendants) et de relayer auprès des médias (presse écrite, radio, télé, Internet), des espaces publicitaires, et la diffusion d’un dossier de presse et des supports de type flyers et affiches.

6. Prévoir tous les aspects logistiques... 

 

... depuis la préparation jusqu’à la fin de la manifestation (de la location du matériel au démontage en passant par l’accueil du public, la sécurité, etc.).

Pour en savoir plus :

Des fiches pratiques « Organiser un animation » et « Accueillir et orienter le public », réalisée par la bibliothèque Bernheim
http://www.bernheim.nc

Des guides pratiques et complets :

- « Organiser une manifestation littéraire » réalisé par l’ARL PACA et l’ARALD
http://www.livre-paca.org/

- « Comment organiser une manifestation littéraire » réalisé par l’ARALD
http://www.arald.org/

- « Comment accueillir un auteur » réalisé par la Fédération Interrégionale pour le Livre et la Lecture
http://www.fill.fr/

- « Comment et pourquoi accueillir un auteur » réalisé par Livre et Lecture en Bretagne
http://www.livrelecturebretagne.fr/

Organiser une manifestation autour de l’écrit à l’université (salon, manifestation poésie… et ressources)
http://www.lr2l.fr/tags/
http://www.animafac.net/

 

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